Hur ska styrelsen hantera en motion?

Det finns inte mycket vägledning att hämta från lagstiftningen. Av lagen om ekonomiska föreningar framgår att en medlem har rätt att få ett ärende behandlat vid en föreningsstämma samt att det av kallelsen till stämman tydligt ska anges de ärenden som ska förekomma på stämman.

Vad är en motion egentligen?

Ibland är det svårt att avgöra om en handling som kommer in till styrelsen är en motion eller inte. Inte sällan så framställs diverse klagomål eller frågeställningar i en handling benämnd motion. En motion ska innehålla ett förslag till beslut, det vill säga något som stämman kan fatta beslut om. Om motionen saknar ett förslag till beslut så kommer styrelsen ta kontakt med motionären och be denne att förtydliga motionen.

När kan en motion lämnas in?

Inför en ordinarie föreningsstämma framgår av bostadsrättsföreningens stadgar senast dag för inlämnande av motioner.

En styrelse är alltid skyldig att ta upp motioner som kommit in i tid till föreningsstämman, oavsett om frågan till exempel just har avgjorts på en tidigare föreningsstämma. Skulle motionen ha kommit in för sent är det inget som hindrar styrelsen från att ändå ta med motionen i kallelsen till föreningsstämman.

Vad ska finnas med i kallelsen?

Antingen redogör man tydligt i kallelsen för motionen eller så bifogar man motionen. En rekommendation är att man till kallelsen bifogar motionen i sin helhet samt även styrelsens förslag till beslut. På så sätt får medlemmarna en bra möjlighet att i lugn och ro innan föreningsstämman bilda sig en egen uppfattning i frågan.

I styrelsens förslag till beslut kan styrelsen redogöra för sakomständigheter och sin syn på den aktuella frågan. Styrelsen kan komma fram till slutsatsen att styrelsen anser att motionen är besvarad eller att styrelsen föreslår avslag på motionen. Om styrelsen förslår att motionen ska bifallas bör styrelsen ta kontakt med motionären direkt och säga att man kommer att vidta den åtgärd som motionären önskar och fråga om motionen då kan frånfallas.

Det är viktigt att som styrelse finna ett bra arbetssätt att ta hand om och behandla motioner, så att motioner inte upplevs som jobbiga. En önskan och ambition i bostadsrättsföreningen måste ju ändå vara att medlemmarna vill vara med och påverka i föreningen, vilket sker just genom motioner.